Pengelolaan Waktu Secara Produktif

1.PengertianPengelolaan Waktu Secara ProduktifManajemen waktu merupakan alat yang efektif untuk membantu seseorang maupun organisasi meraih sasarannya sehingga pentinguntuk memahami dan mengamalkanilmu manajemen waktu. Bagaimanapun juga, waktu adalah karunia Allah SWT yang bersifattidakdapat disimpan,tidak dapat diulang, dantidak dapat dihentikan.Jadi, pengelolaan waktu secara produktif adalah mengelola waktu dengan sebaik-baiknya dan tidak menyia-nyiakan waktu karena waktu tidak dapatdisimpan,tidak dapat diulang, dantidak dapat dihentikan.2.Tujuan Pengelolaan Waktu Secara ProduktifTujuannya adalah :*.Membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas.*.Menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya*.Membuat kita lebih produktif (dapatmenghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan).3.Prinsip Manajemen WaktuUntuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :*.Sediakan waktu untuk perencanaandan menetapkan prioritas*.Selesaikan tugas berprioritas tinggisesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.*.Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.4.Menentukan Urutan PrioritasMENYUSUN PRIORITASMengapa kita perlu menyusun prioritas?Dalam hidup banyak hal yang kita hadapi, yang kita inginkan, yang perlu dilakukan, yang ingin dicapai. Akan tetapi sering kita dihadapkan pada pilihan-pilihankarena kemampuan, sumber daya, juga waktu yang terbatas.Sementara waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak ada jalan lain selain membuat skala prioritas, yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas berdasarkan urutan kepentingannya. Orang-orang yang berhasil adalah orang-orang yang bisa mengorganisir diri mewujudkan cita-citanya dalam alokasi waktu yang ada.4.1. Prioritas KegiatanSetiap hari kita melakukan berbagai kegiatan, baik yang berkaitan dengan pekerjaan, sekolah, keluarga, sosial, dan juga pribadi. Kegiatan-kegiatan ada yang berjangka panjang, berjangka pendek, rutin, dan ada pula yang mendesak/darurat. Untuk kegiatan-kegiatan rutin dan berjangka tentunya sudah bisa direncanakan, dan dideteksi mana yang menjadi prioritas utama, disusul dengan prioritas-prioritas berikutnya, karena umumnya berkaitan dengan rencana pencapaian tujuan dalam hidup. Namun kegiatan-kegiatan darurat yang muncul di luar rencana pun sering datang tanpa diduga dan mengacaukan pengelolaan waktu yang telah diatur. Berikut ini adalah pengelompokkan kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan dan waktu pelaksanaannya:4.1.1. Kelompok 1: Kegiatan Penting MendesakKegiatan yang termasuk dalam kelompok ini adalah kegiatan penting yang harus segera dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain waktu. Contohnya: mengantar keluarga yang kecelakaan ke rumah sakit.Dalam kelompok ini juga ada kegiatan-kegiatan yang diakibatkan karena kebiasaan menunda-nunda pekerjaan. Adajuga kelompok orang-orang yang justru bisa bekerja di bawah tekanan, semangat dan idenya muncul justru pada saat terakhir, dikenal dengan istilah SKS (Sistem Kebut Semalam). Namun banyak resiko yang mendadak muncul sebagai hambatan dan dapat mengakibatkan tugastidak selesai, antara lain mendadak komputer error, data hilang, terkena virus atau sakit mendadak.Kebiasaan bekerja dalam kelompok ini, mengakibatkan stress, kelelahan, dan prestasi biasa-biasa saja.4.1.2. Kelompok 2: Kegiatan Penting TidakMendesakKegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan-kegiatan penting yang dapat dilakukan secara bertahap, rutin, dan terjadwal sehingga apabila muncul kegiatan darurat, tidak akan terlalu mengganggu pencapaian target-target lainnya. Contoh: relaksasi, mengerjakan tugas lebih awal, olahraga terjadwal dan sebagainya.Orang-orang yang berada pada kelompok ini adalah orang-orang yang memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan yang penting terlebih dahulu, dan menyelesaikan sisanya kemudian.Kesulitan memasuki kelompok ini adalah tetap komit, konsisten dan disiplin menjalani rencana kerjanya. Meskipun semua kegiatannya penting, namun jika TIDAK MENDESAK akibatnya godaan untuk menunda pekerjaan juga tinggi.Orang-orang yang berada dalam kelompok ini akan hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.4.1.3. Kelompok 3: Kegiatan Tidak PentingMendesakKegiatan-kegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan-kegiatan tidak penting yang terpaksa dilakukan. Misalnya menerima dan menemani tamu, mengantar kakak, menemani teman, dan sebagainya. Umumnya kegiatan ini datang tanpa direncanakan dan sulit dihindari. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini termasuk orang yang selalu berusaha membuat orang lain senang dan biasany tidak memiliki sikap asertif, tidak memiliki kemampuan untuk mengatakan tidak, kurang memiliki kemampuan untuk menyampaikan pikiran, perasaan, dan keinginannya kepada orang lain, tanpa merugikan diri sendiri.Bill Cosby mengatakan (dalam 7 Habits of Highly Efektif Teens) ‘Saya tidak tahu kunci sukses, tetapi kunci kegagalan adalah berusaha menyenangkan semua orang”.Kelompok ini merupakan kelompok terburuk. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini hidupnya kurang disiplin, prestasi rendah, tidak mempunyai tujuan hidup, bereputasi sebagai penyenang orang lain tetapi dianggap sebagai keset kaki.4.1.4. Kelompok 4: Kegiatan Tidak PentingTidak MendesakKegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan yang dilakukan secara berlebihandan mengakibatkan tingkat kepentingannya rendah. Contohnya, menonton televisi dan tidur secara berlebihan.Orang yang hidup dalam kelompok ini berakibat malas dan tidak bertanggung jawab.4.2. Langkah-langkah Menyusun PrioritasPeriksa kembali tujuan-tujuan besar dalamhidup Anda beserta target waktu pencapaiannya. Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukuplama, antara 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun ke depan.Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap. Tuliskan apa saja yang akan di kerjakan dalam 1 mingguke depan. Membuat Rencana Mingguan membantu Anda untuk fokus pada penyelesaian. Kegiatan-kegiatan Utama yang menunjang tujuan Anda, dan dengan sendirinya Anda akan mencapai lebih banyak.4.3. Faktor Penghambat Penetapan PrioritasBanyak hal yang dapat mengganggu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses pencapaian tujuan Anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai adalah:Zona nyaman serta zona beraniKetakutan menjadi penghambatBangkit lagi ketika gagalMenaklukkan cobaanTidak berani berkata TIDAK5.Evaluasi Penggunaan WaktuMengevaluasi Penggunaan WaktuKata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (John M. Echols dan Hasan Shadily: 1983).Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnyaWaktu menurutKamus Besar Bahasa Indonesia(1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian. Jadi mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak akan dilakukan.Evaluasi Pemanfaatan Waktu SehariUntuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:1.Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?2.Berapa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal?3.Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)?4.Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali ke rumah?5.Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)?6.Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?7.Dan berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social Responsibility)?Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu, maka kita dapat mengenali bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-halmana saja yang menurut kita berlebihan porsi waktunya (misalnya makan terlalu lama, ngobrol yang tak perlu dan lain sebagainya) dan mana yang kekurangan porsinya (misalnya membaca Quran, mempelajari teknik-teknik baru untuk memudahkan penyelesaian tugas).Hal ini menegaskan pula mengenai pengefektivan waktu yang digunakan,karena selain dalam surat Al’ashr, Alloh SWT juga berfirman dalam surat Thaha ayat 130 :“Maka sabarlah kamu atas apa yang mereka katakan, dan bertasbihlah dengan memuji Tuhanmu, sebelum terbit matahari dan sebelum terbenamnya dan bertasbih pulalah pada waktu-waktu di malam hari dan pada waktu-waktu di siang hari, supaya kamu merasa senang,”Penyita Waktu TerbesarBerapa banyak waktu yang dimiliki siswa terbaik atau mahasiswa terbaik dalam sehari? 24 jam. Berapa banyak waktu yang dimiliki oleh orang – orang besar, seperti ilmuwan penemu listrik Thomas Alva Edison, dalam sehari? 24 jam. Semua orang memiliki waktu yang sama : 24 jam sehari, 168 jam seminggu, 672 jam sebulan, dan seterusnya.Bila sumber daya waktu ini dianugerahkan sama persis kepada semua orang, lantas kenapa pencapaian orang bisa begitu berbeda? Salah satu kuncinya adalah manajemen waktu.Kebanyakan orang tidak sadar bagaimana mereka mengisi waktu. Mereka terus saja mengeluh tidak punya cukup waktu. Padahal bisa jadi waktu mereka sebenarnya diisi dengan hal – hal yang tidak bermanfaat. Maka, langkah pertama dari manajemen waktu ini adalah dengan memantau penggunaan waktu kita.Penyita waktu manusia, disadari atau tidakadalah waktu untuk tidur dan berkomunikasi. Komunikasi di sini, adalah penggunaan media yang tidak bermanfaat,seperti bergumul di social network(Facebook, twitter, dll). Komunikasiyang digunakan tidak sia-sia jika memang digunakan untuk hal-hal yang positif dan bersifat publikatif. Bukan bermain semata.Tidurnya manusia juga menjadi penyita waktu terbanyak, karena rata-rata 7 jam setiap hari dilewati dengan tertidur. Bisa kita hitung 7 jam perhari, berarti dalam 1 bulan, manusia tidur sebanyak 210 jam. Begitu seterusnya.